Quản lý lương doanh nghiệp

Các thông tin luân chuyển chi tiết là thông tin chi tiết về hoạt động thờng xuyên
của một tổ chức. Khối lợng thông tin này rất lớn có thể ảnh hởng tới tổ chức nếu
xử lý chậm.
Các thông tin luân chuyển tổng hợp là tổng hợp luân chuyển các thông tin.
c) Luồng dữ liệu ra.
Thông tin đầu ra đợc tổ hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lý
trong từng trờng hợp, từng đơn vị cụ thể. Khi cần tra cứu thông tin có thể khác
nhau và điều quan trọng là thông tin phải có tính thời sự nhất, và các dạng bảng th-
ờng là cố định.
Các bài báo cáo tổng hợp thống kê báo cáo là các thông tin đầu ra quan trọng đ-
ợc tổ hợp trong quá trình xử lý phục vụ cho nhu cầu quản lý. Các biểu mẫu báo
cáo, thống kê phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các biểu mẫu báo
cáo này thờng đợc thiết kế kỹ lỡng từ yêu cầu thực tế có thể biểu hiện các thông
tin cần thiết, các thông tin cần thiết có thể đợc tra cứu dễ dàng.
Thông tin đầu ra mang tính mới nhất là yêu cầu quan trọng đối với hệ thống
quản lý. Ngoài những điều kiện về cập nhật luồng thông tin thờng xuyên, kịp
thời cho hệ thống. Luồng thông tin ra phải đợc thiết kế linh hoạt đáp ứng với
nhu cầu quản lý, đây chính là tính mở của hệ thống. Thông tin đầu ra gắn với
chu kỳ thời gian tuỳ theo từng bài toán cụ thể. Đây là điều cần lu ý trong xây
dựng chơng trình để có thể lọc bớt những thông tin không cần thiết tránh bị d
thừa.
d) Quy trình quản lý.
ở quy trình quản lý thủ công, thông tin đầu vào thờng xuyên đợc đa vào sổ
sách. Từ đó ngời quản lý kết xuất thông tin có trong chứng từ gốc. Mặt khác quá
trình xử lý thủ công, do khối lợng công việc lớn nên các nhà quản lý chỉ chú ý tới
các thông tin đầy đủ, quan trọng. Cho nên dễ bỏ qua những thông tin đa dạng phong
phú hoặc không tổng hợp nổi. Do đó hiệu suất quản lý sẽ không cao.
IV. Các bớc phân tích hệ thống thông tin quản lý.
1- Khảo sát và phân tích yêu cầu, đặt ra bài toán quản lý.

5

Khảo sát và phân tích yêu cầu, từ đó nắm đợc các mục tiêu của hệ thống, các
ràng buộc về mặt thiết kế. Phải đáp ứng đợc yêu cầu của nhà lãnh đạo, từ đó thiết
kế chơng trình có tính hiệu quả và đúng hớng.
2- Phân tích hệ thống.
Sơ đồ tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý và logic:
Bắt đầu từ hệ thống cũ: Xuất phát từ mức vật lý với các mô tả chức năng nhiệm
vụ cùng các biện pháp phơng tiện cụ thể (1), chuyển sang mức logic bằng cách
loại bỏ những yếu tố phụ (2).
Sang hệ thống mới, hình thành hệ thống mở ở mức logic (3), bổ sung thêm các
biện pháp và phơng tiện cụ thể để chuyển sang mức vật lý (4).
Để thực hiện thiết kế và xây dựng đợc hệ thống cho bài toán quản lý thì hệ thống
phải mô tả một cách rõ ràng. Để cho ngời sử dụng nắm bắt đợc nội dung hoạt
động một cách dễ dàng, tránh sự cố xảy ra khi sử dụng chơng trình.
Các biểu đồ sử dụng.
Biểu đồ phân cấp chức năng (PBC) là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống về
mặt chức năng. Các chức năng đợc ký hiệu bằng hình chữ nhật, trong có ghi tên
chức năng, giữa các chức năng mang tính phân cấp, đặc tả bằng các đoạn thẳng
nối các chức năng cha đến các chức năng con.
Biều đồ luồng dữ liệu (BLD) diễn tả tập hợp các chức năng xử lý thông tin của
hệ thống trong mối quan hệ. Dùng để mô tả hệ thống về mặt chức năng về mặt
logic trong các giai đoạn phân tích và thiết kế.

Hệ thống cũ
làm việc như
thế nào (1)
Hệ thống
cũ làm gì
(2)
Hệ thống mới
làm việc như
thế nào (4)
Hệ thống
mới làm gì
(3)
Vật lý
Logic
6

Các yếu tố hợp thành:
+ Chức năng xử lý là hoạt động biến đổi thông tin, tên của chức năng là một
động từ có thể thêm bổ ngữ nếu cần. Để biểu diễn chức năng ngời ta dùng hình
tròn, bên trong ghi tên chức năng.
Ví dụ:
+ Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào/ra một chức năng xử lý, một thông tin đ-
ợc chuyển đến một chức năng để xử lý hoặc chuyển ra khỏi một chức năng nh một
kết quả xử lý. Luồng dữ liệu là một đờng kẻ có mũi tên ít nhất một đầu (mũi tên
chỉ hớng lan truyền của thông tin).Tên của luồng dữ liệu phải là một danh từ kèm
theo tính từ nếu cần.
Ví dụ:
+ Kho dữ liệu là các thông tin cần lu trữ lại trong một khoảng thời gian để sau đó
một hay nhiều chức năng xử lý khai thác sử dụng. Kho dữ liệu là một cặp đoạn
thẳng song song, bên trong có ghi tên kho, tên của kho dữ liệu phải là một danh
từ, có thể kèm theo tính từ nếu cần.
Ví dụ:
+ Tác nhân ngoài: là một nhóm ngời hay một tổ chức ngoài hệ thống nhng có
trao đổi thông tin với hệ thống. Biểu diễn tác nhân ngoài là hình chữ nhật bên
trong có ghi tên tác nhân, tên của tác nhân ngoài là một danh từ.
Ví dụ:
+ Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống đang
xét nhng lại đợc trình bày ở trang khác trong biểu đồ. Biểu diễn tác nhân trong là

7
QL
Lư
ơng
Báo cáo
Hồ sơ
Tác nhân ngoài

hình chữ nhật bị khuyết một cạnh bên trong ghi tên tác nhân trong, tên tác nhân
trong là một động từ kèm theo bổ ngữ khi cần.
Ví dụ:
3- Thiết kế.
Xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu.
Thiết kế giao diện chính điều khiển toàn bộ chơng trình.
Chọn ngôn ngữ lập trình, ở đây ta chọn ngôn ngữ lập trình Microsoft Access.

Lý do chọn Microsoft Access trong chơng trình.
- Microsoft Access định nghĩa và kết xuất dữ liệu, nó cung cấp các chức năng
cũng nh các công cụ cần thiết để tạo nên một cơ sở dữ liệu. Thiết kế WYSIWYG
(What You See Is What You Get) cho phép thiết kế những biểu mẫu và những báo
cáo phức tạp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra. Từ đó kết hợp có thể vận động các
dữ liệu, kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu, trình bày kết quả với
giao diện chuyên nghịêp.
- Microsoft Access phát trển thêm sức mạnh cho ngời sử dụng trong công tác
tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin nhờ thao tác dữ liệu nh khả năng kết
nối công cụ truy vấn mạnh mẽ. Công cụ truy vấn có thể làm việc mạnh mẽ,
công cụ truy vấn có thể làm việc với dữ liệu lu trữ trong dạng thức cơ sở dữ liệu
khác nhau.
- Microsoft Access tận dụng khả năng đồ hoạ trong Windows, cho phép ta truy
nhập một cách trực quan dữ liệu và cho chúng ta một phơng pháp trực tiếp, đơn
giản, dễ xem và truy xuất thông tin.
4. Cài đặt và sử dụng chơng trình.
Tiến hành cài đặt hệ thống chơng trình (cài đặt phần mềm chạy trên máy tính).
Thử nghiệm chơng trình qua các bản mẫu, sau đó chứng minh tính đúng đắn và
hiệu quả của hệ thống.
Bảo vệ và duy trì hoạt động của hệ thống.

8
Tác nhân trong

V. Mô hình thực thể liên kết.
1. Mục đích sử dụng.
Thực thể là hình ảnh tợng trng hoặc khái niệm trừu tợng có mặt trong thế
giới thực.
Mục đích sử dụng cho ta một khuôn dạng, giúp cho quá trình nhận thức và biểu
diễn mẫu các dữ liệu trong hệ thống thông tin. Đồng thời cho ta biết cấu trúc cụ
thể của dữ liệu.
Tiêu chuẩn của thực thể là phải có ích cho việc quản lý và phải phân biệt đợc
các dữ liệu với nhau.
2. Mô hình thực thể liên kết.
Mô hình thực thể liên kết đợc tạo bởi ba yếu tố cơ bản sau:
a. Kiểu thực thể.
Là tập hợp tất cả các đối tợng cùng loại hình thành một kiểu thực thể. Hay
nói cách khác kiểu thực thể chính là những thực thể cùng đợc mô tả bằng những
đặc trng giống nhau.
Để biểu diễn mẫu thực thể là hình chữ nhật trong có ghi tên của kiểu thực thể.
Ví dụ :
b. Các thuộc tính.
Thuộc tính là những dữ liệu để mô tả một đặc trng của thực thể, tên của thuộc
tính là tên chung cho một tập các giá trị cùng kiểu. Tên gọi chung đó đợc gọi là
kiểu thuộc tính.
c. Liên kết thực thể.
Một liên kết là sự kết nối giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một thực thể thực
tế về quản lý.
Kiểu liên kết là tập hợp các liên kết cùng loại.
* Để biểu diễn liên kết thực thể ta dùng một kênh, ví dụ nh sau:

9
Tên kiểu thực thể
nhân viên Mã nhân viên
Kênh

3. Phân loại liên kết.
a. Liên kết 1-1 (một- một).
Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1, nếu một thực thể kiểu A tơng ứng
với một thực thể kiểu B và ngợc lại.
Ví dụ:
b. Liên kết 1-n (một - nhiều).
Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n, nếu một thực thể kiểu A tơng ứng
với nhiều thực thể kiểu B và ngợc lại.
Ví dụ:
c. Liên kết n-n (nhiều -nhiều).
Hai thực thể Avà B có mối liên kết n-n, nếu nhiều thực thể kiểu A tơng ứng
với nhiều thực thể kiểu B và ngợc lại.
Ví dụ:
vi. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị dữ liệu.
1. Cơ sở dữ liệu và lu trữ cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau đợc lu trữ trong
máy vi tính theo một quy định nào đó, có thể đợc sử dụng tiện lợi cho một số
đông khách hàng. Các khách hàng có thể cập nhật dữ liệu của mình vào đó, để
lu trữ thông tin, tìm kiếm và khai thác chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu của
mình.
Cơ sở dữ liệu đợc tập hợp thành một tập tin dữ liệu dễ dàng cho quản lý khai
thác. Một tập tin dữ liệu gồm các mẫu tin chứa thông tin về một loại đối tợng
nào đó. Bộ chơng trình có thể xử lý, tác động thay đổi dữ liệu gọi là hệ quản trị
cơ sở dữ liệu. Hệ quản tri cơ sở dữ liệu có chức năng rất quan trọng là một diễn

10
Nhân viên Mã nhân viên
1 - 1
Phòng ban Nhân viên
1 - n
Nhân viên Ngày công
n - n

dịch với ngôn ngữ bậc cao. Nhằm giúp ngời sử dụng có thể sử dụng đợc hệ
thống mà không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu
trong máy.
2- Kiến trúc một hệ cơ sở dữ liệu.
Một cơ sở dữ liệu đợc phân thành các mức khác nhau, đó là mức vật lý và mức
khái niệm. Phần cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập các tệp dữ liệu theo một cấu trúc
nào đó đợc lu trữ trên các thiết bị nh đĩa, băng từ Cơ sở dữ liệu mức khái niệm là
biểu diễn mức trừu tợng của cơ sở dữ liệu mức vật lý hay nói cách khác cơ sở dữ
liệu mức vật lý là sự cài đặt cụ thể cơ sở dữ liệu mức khái niệm.
Thể hiện cụ thể:
Mỗi khi cơ sở dữ liệu đợc thiết kế thờng quan tâm tới cấu trúc bộ khung của
cơ sở dữ liệu. Dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu gọi là thể hiện của cơ sở dữ liệu, mặc
dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì bộ khung của cơ sở
dữ liệu không thay đổi.
Cấu trúc của một hệ CSDL
a. Lợc đồ.
Cấu trúc nêu trên bao gồm một số danh mục, chỉ tiêu hoặc một số kiểu các thực
thể có mối quan hệ với nhau. ở đây ta dùng lợc đồ thay cho bộ khung và theo kiến
trúc trên ta có lợc đồ sau:
Lợc đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm. Cơ sở dữ liệu mức
khái niệm là sự trừu tợng hoá thế giới thực, nó nh biểu hiện đơn vị ngời sử dụng cơ

CSDL
mức
khái niệm
Người sử dụng 1
Người sử dụng 2
Người sử dụng n
View1
View 2
View n
CSDL
mức
vật lý
11

sở dữ liệu. Là cách nhìn toàn bộ nội dung của cơ sở dữ liệu bao gồm cả kiểm tra
tính chính xác và thẩm quyền truy nhập.
Lợc đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý. Mức vật lý là mức thấp
nhất trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đợc lu trữ trong các thiết bị bộ nhớ phụ xuất
hiện thông qua các bản ghi vật lý.
Lợc đồ con là khung nhìn (View).
b. Lợc đồ khái niệm và mô hình dữ liệu.
Lợc đồ khái niệm là sự biểu diễn bằng một loạt ngôn ngữ phù hợp, hiện nay có
nhiều loại mô hình dữ liệu, có ba loại mô hình đang sử dụng là:
+ Mô hình phân cấp (Hierarchical model): Xử lý các phép toán đơn giản, trực
quan và dễ hiểu. Mô hình quan hệ này hầu hết là mô hình của các hệ quản trị cơ sở
dữ liệu Access, Foxpro, Visual Basic
+ Mô hình mạng (Network model): Dữ liệu đợc biểu diễn dới dạng cây hoặc
rừng cây. Các nút biểu diễn các thực thể, giữa nút con và nút cha có mối quan
hệ xác định.
+ Mô hình quan hệ (Relational model): Dữ liệu đợc biểu diễn dới dạng đồ
thị có hớng gồm các bản ghi và các mối nối biểu diễn mối quan hệ nhiều -
nhiều.
c. Tính độc lập dữ liệu.
Tính độc lập dữ liệu là tính bất biến của hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong
cấu trúc lu trữ và chiến lợc truy nhập. Theo sơ đồ trên từ khung nhìn tới cơ sở dữ
liệu và khái niệm cơ sở dữ liệu vật lý cho thấy hai mức độc lập dữ liệu. Do yêu
cầu của ngời sử dụng mà lợc đồ vật lý có thể thay đổi mà không thay đổi lợc đồ
khái niệm hoặc các lợc đồ con. Việc tổ chức lại cơ sở dữ liệu vật lý có thể làm
thay đổi hiệu quả tính toán của các chơng trình ứng dụng, nhng không đòi hỏi viết
lại các chơng trình đó. Gọi là tính độc lập dữ liệu mức vật lý.
Mối quan hệ khung nhìn và lợc đồ khái niệm cho thêm các độc lập dữ liệu
logic. Trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu, có thể cần thiết phải thay đổi lợc đồ
khái nịêm nh thêm, bớt một số thông tin của các thực thể đang tồn tại trong cơ sở

12

dữ liệu. Việc thay đổi lợc đồ khái niệm không làm thay đổi các lợc đồ con đang
tồn tại, do đó không cần thiết phải thay đổi các chơng trình ứng dụng.
Do vậy, tính độc lập là mục tiêu chủ yếu của cơ sở dữ liệu. Trong ba loại mô
hình, thì mô hình quan hệ có nhiều u điểm hơn cả. Mô hình dữ liệu quan hệ có
tính độc lập dữ liệu rất cao và dễ sử dụng. Điều quan trọng hơn là mô hình quan hệ
đợc nghiên cứu và phát triển cho đợc nhiều kết quả lý thuyết cũng nh ứng dụng
trong thực tiễn.
3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
a. Khái niệm mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ là tập con của tích đề các của các miền.
+ Miền là tập hợp các giá trị cùng kiểu. Khái niệm miền gắn với thuộc tính gọi là
miền thuộc tính, miền thuộc tính là tập hợp các giá trị mà một thuộc tính có thể nhận.
+ Tích đề các đợc định nghĩa nh sau:
Giả sử D
1
, D
2
, D
n
là các miền, tích đề các của N miền này khi D1 x D
2
x D
n
là tập hợp các bộ
) 2,1( n

, với

i

D
i
và i chạy từ 1 đến N.
Quan hệ đợc định nghĩa: Giả sử U={A
1
, A
2
, A
n
} là tập hợp hữu hạn các
thuộc tính; mỗi thuộc tính A
i
(i=1,N). Với i chạytừ 1 đến N có miền xác định là
dom(A
i
). Quan hệ trên tập thuộc tính U là tập con hữu hạn của tích đề các
dom(A
1
) x dom(A
2
) x dom(A
n
).
* Ví dụ:
U={n, nữ}, Dom={q , b},
Dom={a , d), Dom=(nam) x Dom=(nữ);
Quan hệ này bằng một bảng: [ Dom(nam) x Dom(nữ)].
b. Khái niệm khóa (key).
* Định nghĩa khóa.
Khoá của quan hệ R trên tập thuộc tính U=(A
1
, A
2
A
n
) là tập hợp con K
chứa trong U hoặc bằng U ( K

U) sao cho hai bộ khác nhau bất kỳ t
1
, t
2
luôn luôn

13

thoả mãn t
1
[K]

t
2
[K]. Với giá trị t
1
[K] là giá trị t
1
tại tập thuộc tính K và t
2
[K] là
giá trị t
2
tại tập thuộc tính K.
* Khoá tối thiểu.
Khoá tối thiểu của quan hệ r trên tập thuộc tính A
n
là tập con K chứa
trong hoặc bằng U sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t
1
, t
2

r luôn thoả mãn
t
1
[K]

t
2
[K]. Bất kỳ tập con thực sự nào của K chứa trong K đều không có
tính chất của K, nghĩa là K không phải là khoá.
* Khóa chính, khoá phụ.
Trong quan hệ có thể có nhiều hơn một khoá tối thiểu. Ngời ta sẽ phải chọn
ra một khoá để làm khoá chính. Khoá chính này đợc dùng để loại bỏ hay thay đổi
dữ liệu, liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau. Những khoá tối thiểu không đợc
làm khoá chính, gọi là khoá phụ hoặc khoá dự bị.
* Khoá ngoài.
Tập thuộc tính không phải là khoá chính của quan hệ R nhng là khoá chính
của quan hệ khác đợc gọi là khoá ngoài của quan hệ R.
c. Các phép tính trên cơ sở dữ liệu.
* Phép chèn.
Phép chèn là phép chèn thêm một bộ phận vào quan hệ r{A
1
, A
2
A
n
} có dạng:
r=r

t
Inser(r;A
1
=D
1
,A
2
=D
2
, ,A
n
=D
n
).
Trong đó với i=1 đến n và Di, Di

Dom(A
i
) là các giá trị thuộc miền giá trị tơng
ứng của thuộc tính A
1
.
* Phép loại bỏ.
Là phép loại bỏ một bộ ra khỏi cho trớc, phép loại bỏ có dạng:
Del(r, A
1
=D
1
,A
2
=D
2
, A
n
=D
n
) hoặc Del (r, D
1
D
n
).
*. Phép thay đổi.
Phép thay đổi dùng thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính mà tại đó
các giá trị của bộ cần thay đổi. Gọi tập {C
1
, ,c
p
}

{A
1
, , A
n
}là tập các thuộc
tính mà các giá trị của bộ cần thay đổi , khi đó phép thay đổi có dạng:

14

Xem chi tiết: Quản lý lương doanh nghiệp