td621

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Thứ ba: lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác
định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó( Quản trị học PGS TS
nguyễn thị liên diệp)
Hoặc
Thứ tư: hoach định là quá trình chuẩn bị đối phó với sự thay đổi và tính
không chác chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương
lai.( Quản trị học Nguyễn Hải San)
Thư năm: lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức
và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.
Như vậy công tác lập kế hoạch theo nghĩa trên phải bao gồm đồng thời
hai quá trình xác định mục tiêu (cái gì cần phải làm); xác định con đường
cần đạt đến mục tiêu (làm cái đó như thế nào).
Hoặc có thể hiểu lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến
lược tổng thể để đạt đến mục tiêu, triển khai hệ thống kế hoạch, thống nhất
và phối hợp hành động: lập kế hoạch có thể là chính thức hoặc phi chính
thức:
Kế hoạch chính thức: là kế hoạch được xây dựng bằng văn bản, được
công bố rõ rang và có sự chia sẻ và phân công công việc cụ thể để các thành
viên trong tổ chức đều nắm được.
Kế hoạch phi chính thức : là kế hoạch xây dựng theo ý tưởng của người
lãnh đạo, các thành viên không nắm được vì nó chưa được công bố chính
thức.
Thứ sáu: hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay đổi và
tình huống không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động
trong tương lai. Hai nguyên nhân chính đòi hỏi các nhà quản trị phải tiến
hành công việc hoạch định xuất phát từ những nguồn tài nguyên hạn chế và
sự biến động thường xuyên của môi trường bên ngoài.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Có nhiều cách định nghĩa về kế hoạch như vậy thì trên giác độ quản lý
thì: lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai
cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. (khoa học quản
lý tập 1)
Khái niệm trên cũng là quan điểm được sư dụng để viết chuyên đề nay.
Lập kế hoạch là chức năng quan trọng đầu tiên của nhà quản lý đây có thể
nói là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản lý, từ chức năng
này mà tổ chức mới có những chức năng tiếp theo đó là tố chức, lãnh đạo và
kiểm tra. Tổ chức có thể tồn tại và phát triển được thì tổ chức đó phải có
được những bản kế hoạch tốt và hiệu quả.
Xét về mặt bản chất, lập kế hoạch là một hoạt động chủ quan, có ý thức
có tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật
khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án bước đi, trình tự và cách
thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính bản chất này là cái
phân biệt sự hoạt động có ý thức của con người với sự hoạt động theo bản
năng của loài vật. Do đó, kế hoạch hoá là yêu cầu của quá trình lao động của
con người và gắn liền với quá trình đó.
Kế hoạch hoá là quá trình lặp đi lặp lại có tính chu kỳ bao gồm các hoạt
động xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá tình hình
xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch đã xây dựng.
Lập kế hoạch:
Trong các doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp thường coi trọng những
cơ hội kinh doanh trong tương lai luôn rộng mở, và họ giữ những kế hoạch
cuả mình trong đầu. Còn những doanh nghiệp có tầm cỡ lớn hơn, người ta
có thể lên những kế hoạch tài chính chi tiết và thực hiện hang loạt công việc
nghiên cứu thị trường.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Việc lập kế hoạch kinh doanh có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu trên thì
kết quả sẽ có là một tài liệu tương đối súc tích, bản kế hoạch kinh doanh này
cũng có thể được sử dụng cho nhiêu mục đích khác nhau, và như vậy hình
thức trình bày bản kế hoạch tuỳ thuộc vào mục đích cụ thể của nó.
2. Mục đích của kế hoạch
Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn
đến sự thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi
mới có liên quan đến hang hoá và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và
những yếu tố nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch.
Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết
giữa các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục
tiêu phối hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị,
ngân sách ……
Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu
hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh
doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu
tiến độ, và có tính khả thi.
Hợp thành phương tiện quản lý: Kế hoạch hoá thuộc kỹ thuật hợp lý hoá
quá trình ra quyết định và tạo thành nền tảng cho hoạt động quản trị kinh
doanh. Kế hoach hoá là một trong những phương tiện quản lý gồm các nội
dung cơ bản sau: Chuẩn đoán, xây dựng chiến lược, kế hoạch hoá thực sự.
3. Vai trò công tác lập kế hoạch
Lập kế hoạch là công cụ đắc lực trong công việc phối hợp nỗ lực của
các thành viên trong doanh nghiệp, nó cho biết hướng đi của doanh nghiệp.
Khi lập kế hoạch, sẽ xác định được mục tiêu, các thành viên trong doanh
nghiệp sẽ phối hợp hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức. Thiếu kế
hoạch, sẽ khó khăn trong việc xác định quỹ đạo của doanh nghiệp, lập kế
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, lập kế hoạch
buộc các nhà quản trị phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong
nội bộ và ngoài môi trường.
Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí, tạo
mục tiêu và tiêu chí rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi lệch quã đạo.
Lập kế hoạch cung cấp những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra, lập kế hoach
và công tác kiểm tra là những công việc không thể tách biệt, không có kế
hoạch cũng không có công tác kiểm tra (vì ta biết kiểm tra giữ cho hoạt động
theo đúng kế hoạch bằng cách điều chỉnh các sai lệch. Như vậy kế hoạch
cung cấp cho ta những tiêu chuẩn để kiểm tra)
Kế hoạch hoá là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối
với sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của
nền kinh tế. Cùng với quá trình phát triển lực lượng sản xuất, quá trình xã
hội hoá sản xuất và nở rộng phân công hiệp tác lao động, phạm vi và trình
độ kế hoạch hoá ngày càng được nâng cao tương xứng. Trên phương diện
đó, kế hoạch hoá là thành quả chung của mọi hình thái kinh tế xã hội.
Đối với nhà quản trị, khả năng lập kế hoạch chính là yếu tố quan trọng
nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định rằng anh ta có điều hành
được hay không. Nói cách khác, khả năng và kỹ năng lập kế hoạch được coi
là những tiêu chuẩn quan trọng nhất về năng lực của cán bộ quản lý. Sự
thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ
chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng của kế hoạch hoạt động do anh ta chủ
động soạn thảo hoặc lãnh đạo soạn thảo.
Ngoài ra, việc chuẩn bị bản kế hoạch tạo cơ hội hoàn thiện những
phương pháp kế hoạch hoá được sử dụng trong công việc kinh doanh, đồng
thời giúp cho việc trình bày về doanh nghiệp của tổ chức trước các đối tác
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
mang tính chuyên nghiệp hơn, tổ chức có thể quyết định lập một kế hoạch
nhằm đáp ứng một hay nhiều nhu cầu như:
− Tìm kiếm nguồn tài trợ, một kế hoạch kinh doanh tốt là công cụ có
tính thuyết phục nhất mà tổ chức có thể sử dụng, đồng thời cũng là tài liệu
bắt buộc phải có đối với các tổ chức.
− Đưa ra định hướng, quá trình chuẩn bị bản kế hoạch giúp tổ chức
suy nghĩ một cách khách quan về doanh nghiệp của mình, về những điểm
mạnh điểm yếu nội tại, những cơ hội và mối đe doạ từ bên ngoài, sự cần
thiết và thời điểm ra những quyết định chiến lược.
− Truyền đạt được tới đối tác tới nhà đầu tư cũng như những nhân
viên chủ chốt, qua đó củng cố nềm tin vào các mối quan hệ, sự tín nhiệm
cũng như khuyến khích và tập trung hơn nữa những nỗ lực của nhân viên,
tóm lại là tạo ra được một tầm nhìn chung.
− Tạo ra những công cụ quản lý mới, quá trình chuẩn bị một bản kế
hoạch sẽ cung cấp những phương tiện quản lý có lợi về lâu dài cho tổ chức.
Những phương pháp này có thể được sử dụng lại khi các bản kế hoạch được
cập nhật hoặc lập cho những mục đích khác.
Vd: vì sao các doanh nghiệp nhỏ ít lập kế hoạch kinh doanh:
Như ta biết kế hoạch kinh doanh là một bản tổng hợp các công việc từ ý
tưởng kinh doanh, hoạch định kinh doanh của một dự án kinh doanh, đầu tư
… một kế hoạch kinh doanh tốt chỉ ra các vấn đề cần thiết để chuẩn bị trước
khi thực hiện dự án đầu tư và những việc cần phải làm khi thực hiện dự án
đầu tư.
Thực tế các doanh nghiệp nhỏ thường không chú trọng đến công tác lập
kế hoạch sản xuất kinh doanh bởi vì:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Trước hết, các doanh nghiệp nhỏ thường không có phòng kế hoạch đầu
tư. Bộ phận bán hàng và kinh doanh thường chỉ chú trọng vào công việc của
mình mà không quan tâm tới công tác lập kế hoạch cho cả doanh nghiệp,
chủ doanh nghiệp lại quá bận rộn với công tác quản lý không có thời gian để
tập trung vao công tác lập kế hoạch vạch ra chiến lược và mục tiêu do dó
công tác lập kế hoạch thường ngắt quãng hoặc năm có năm không.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ trực tiếp tham gia quản lý điều hành doanh
nghiệp, họ thường nghĩ rằng mình có chiến lược trong đầu cộng với một đội
ngũ nhân viên kinh doanh và sản xuất giỏi là đủ, họ thường chỉ nghĩ kế
hoạch chỉ là một xấp giấy chứ không mang lại lợi ích nào cho doanh nghiêp.
Thực ra để có được một bản kế hoạch kinh doanh, phải giành một thời gian
nhất định để phân tích tình hình thị trường, vạch ra mục tiêu định hướng một
cách đầy đủ hơn là chỉ suy nghĩ trong đầu.
Một lý do quan trọng nữa là các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu thông
tin, không có đầy đủ nhân viên để theo dõi biến động trên thị trường và tình
hình cạnh tranh, chưa áp dụng công nghệ thông tin đặc biệt là internet, để
tổng hợp phân tích thông tin trên thị trường trong nước và thế giới, các
doanh nghiệp này cũng chưa quan tâm tới các tổ chức hỗ trợ các doanh
nghiệp vừa và nhỏ và những thông tin mà tổ chức này cung cấp.
Doanh nghiệp nhỏ còn có nguồn tài chính nhỏ không có điều kiện để mua
thông tin thị trường từ các công ty nghiên cứu thị trường nên các doanh
nghiệp nhỏ thường đi sau các tập đoàn lớn trong việc phát triển ý tưởng kinh
doanh và sản phẩm. Lý do cơ bản vẫn là do nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có
khả năng lập kế hoạch kinh doanh, điều này không có nghĩa là các doanh
nghiệp này làm ăn dở, mà nhiều khi ngược lại. Nhưng nếu không có chiến
lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh cụ thể thì dù các doanh nghiệp có
làm ăn khấm khá nhưng vẫn gặp phải nhiều khó khăn, nhất là khi gặp phải
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
những cơ hội đầu tư mới, phải ra những quyết định quan trọng, chủ doanh
nghiệp không biết quyết định của mình đúng hay không, khả năng có mang
lại lợi nhuận hay không.
4. Sự cần thiết của kế hoạch
Lập kế hoạch, định hướng cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh xuất
phát từ những cơ sở chủ yếu sau:
a) Các nguồn tài nguyên hạn chế
Sự khan hiếm tài ngưyên là một vấn đề đặc biệt quan trọng bởi nó sẽ là
một căn cứ chủ yếu để có thể dự báo tương lai của cong người. Các nguồn
tài nguyên như dầu mỏ, nước sạch không khí trong lành đang ngày càng
trở nên khan hiếm là một thách thức ngày càng quan trọng đối với nhà hoạch
định. Nguồn tài nguyên hạn chế đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kế hoạch
để sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn tài nguyên đó.
b) Tính không chắc chắn của môi trường
Tình trạng không chắc chắn và hậu quả không chắc chắn của môi
trường tác động đến những dự định cho kế hoạch tương lai của nhà doanh
nghiệp, đòi hỏi họ phải dự đoán trước những bất ổn, những rủi ro có thể xảy
ra, những hậu quả không mong muốn đối với hoạt động kinh doanh của họ.
5. Các loại kế hoạch.
Có nhiều quan điểm khác nhau về kế hoach do đó cũng có rất nhiều loại
kế hoach khác nhau tuỳ theo từng cách phân chia mà người ta chia kế hoạch
thành những loại sau:
a) Căn cứ vào bản chất của kế hoạch thì nó bao gồm bốn lĩnh
vực sau.
− Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh.
Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh mô tả các nguyên tắc kinh doanh
chung. Các nguyên tắc kinh doanh được biểu hiện rõ nét ở các nhân tố như
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
truyền thống, hình thức pháp lý, tư duy của chủ sở hữu. Trong mọi trường
hợp chúng phải được biểu hiện bằng các văn bản và phải được chứng minh
theo khả năng. Chỉ có thế thì mới giải thích chúng một cách hớp lý nhất, loại
bỏ mâu thuẫn và nhận thức với cách là hướng đích liên tục cũng như với tư
cách như là nhân tố “ý muốn” của quản trị gia và người lao động. Tất nhiên
các nguyên tắc kinh doanh không phải là cố định. Ngay cả trong hình thức
văn bản cũng cho phép kiển tra chúng trong mọi lúc, duy trì chúng hay làm
cho chúng thích hợp với hoàn cảnh thay đổi.
− Kế hoạch hoá chiến lược gắn với kế hoạch hoá chiến
lược dài hạn về sự kết hợp sản phẩm - thị trường trong vùng kinh doanh
chiến lược và từ đó cũng gắn với kế hoạch đề cập đến việc tạo ra và duy trì
các khả năng dẫn đến kết quả và cuối cùng là việc xác định kế hoạch chương
trình sản xuất có tính chiến lược. Việc phân tích khả năng hiện có dẫn đến
kết quả của doanh nghiệp cũng là đối tượng của kế hoạch hoá dài hạn nó
được xây dựng trên cơ sở các dự đoán về sức hấp dẫn về thị trường xác định.
− Kế hoạch hoá chiến thuật: Nhiệm vụ của kế hoạch hoá
chiến thuật là dựa trên cơ sở của kế hoạch hoá chiến lược để phát triển các
kế hoạch đó thành các chương trình sản xuất- kinh doanh ngắn và trung hạn
và xác định các biện pháp để thực hiện kế hoạch của từng bộ phận chức
năng riêng biệt. Phải chú ý đến vấn đề xác định kế hoạch bộ phận cho mọi
chức năng khác nhau.
− Kế hoạch hoá khả năng thanh toán và kết quả: Mọi bộ
phận của hệ thống kế hoạch hóa đều phải gắn với kế hoạch hoá khả năng
thanh toán và kết quả. Các tính toán kết quả, các cân đối kế hoạch và các kế
hoạch tài chính liên quan đến toàn doanh nghiệp là các công cụ điển hình
của công tác kế hoạch khả năng thanh toán và kết quả. Hệ thống kế hoạch
của doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường rất đa dạng.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
b) Căn cứ vào độ dài thời kỳ kế hoạch, hệ thống kế hoạch
bao gồm.
− Kế hoạch dài hạn (kế hoạch chiến lược thường
gọi là chiến lược) thường có độ dài thời gian từ 5 năm tới 10 năm. Kế hoạch
dài hạn nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp sẽ tham gia, đa
dạng hàng hoá hoặc cải thiện các lĩnh vực hiện tại; xác định các mục tiêu ,
chính sách và giải pháp dài hạn về tài chính, đầu tư, nghiên cứu, phát triển
con người….
− Kế hoạch trung hạn (thường chỉ là 2 – 3 năm)
nhằm phác thảo các chương trình trung hạn để thực hiện hoá các lĩnh vực
mục tiêu, chính sách giải pháp được hoạch định trong chiến lược lựa chọn.
− Kế hoạch hàng năm: kế hoạch hàng năm là sự cụ
thể hoá của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh căn cứ vào định hướng mục tiêu
chiến lược và kế hoạch trung hạn, vào kết quả nghiên cứu, diều chỉnh các
căn cứ xây dựng kế hoạch cho phù hợp với điều kiện của năm kế hoạch.
Ta có sơ đồ sau:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Kế hoạch ngắn hạn:
Phân công công việc
Đặt hàng
Điều độ công việc…
Dành ưu tiên
Kế hoạch trung hạn:
Kế hoạch bán hàng
Kế hoạch sản xuất và dự thảo ngân
sách
Sắp xếp nhân lực và hợp đồng dịch
vụ
Phân tích kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch dài hạn:
Nghiên cứu và phát triển
Kế hoạch sản phẩm mới
Sử dụng đồng vốn
Định vị và phát triển
DN
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Hôm nay 3 tháng 1 năm 5 năm
Hình 1: Khoảng thời gian tương ứng đối với từng loại kế hoạch
Kế hoach dài hạn Kế hoạch trung hạn Kế hoạch ngắn hạn
Phản hồi Phản hồi Phản hồi Phản hồi
Hình 2: Sự liên quan giữa các loại kế hoạch theo thời gian
c) Căn cứ vào mối quan hệ gắn bó giữa các hoạt động kế
hoạch trong phạm vi doanh nghiệp, các loại kế hoạch của doanh nghiệp bao
gồm:
− Các kế hoạch mục tiêu: Đây là bộ phận kế hoạch quan
trọng nhất của doanh nghiệp, nhằm hoạch định các mục tiêu, chính sách giải
pháp về sản phẩm, thị trường quy mô và cơ cấu các hoạt động sản xuất kinh
doanh. Nó cũng xác định các chỉ tiêu tài chính cơ bản nhằm xác định hiệu
quả của sản xuất kinh doanh gắn với từng phương án được hoạch định.
− Các kế hoạch điều kiện hay hỗ trợ (về lao động, tiền
lương, vật tư, vốn…) nhằm xác định các mục tiêu giải pháp, phương án huy
động, khai thác các tiềm năng và nguồn lực thực hiện có hiệu quả các
phương án kế hoạch mục tiêu. Việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch điều
kiện là nhằm đảm bảo nâng cao tính khả thi của các phương án và chương
trình kế hoạch của doanh nghiệp.
d) Theo phạm vi hoạt động, kế hoạch của doanh nghiêp
bao gồm.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Công suất Hoạch định
tổng hợp
Phân bổ Điều độ

Xem chi tiết: td621