tính năng chất lượng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động được
hoạt động bình thường, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho nhu cầu kỹ thuật,
quản lý (keo hồ, giẻ lau, xà phòng, dầu nhờn…)
Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp quá trình nhiệt lượng trong
quá trình sản xuất , kinh doanh như than củi , xăng dầu , hơi đốt , khí đốt v.v
Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết , phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho máy móc thiết bị
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần
lắp và không cần lắp , vật kết cấu, công cụ , khí cụ ) mà doanh nghiệp mua
nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản .
Phế liệu : là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý
tài sản , có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào , vải vụn, gạch , sắt )
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên
như đinh vít… đặc chủng.
Việc phân loại như trên có ưu điểm là giúp người quản lý thấy rõ vai trò và
tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó đưa
ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy
động và sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộc
một số nhược điểm: Nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp, có lúc
nguyên vật liệu chính được sử dụng như nguyên vật liệu phụ.
1.1.3 Tính giá vật liệu
1.1.3.1 Tính giá vật liệu nhập
Trong hạch toán vật liệu được tính theo giá thực tế ( giá gốc) . Tuỳ theo
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà
trong giá thực tế có thể có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp ) hay không có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ )
Với vật liệu mua ngoài : Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn
người bán ( + ) thuế nhập khẩu ( nếu có ) và các chi phí thu mua thực tế ( chi
phí vận chuyển , bốc dỡ , chi phí nhân viên thu mua , chi phí của bộ phận thu
mua độc lập , chi phí thuê kho , thuê bãi , tiền phạt lưu kho , lưu hàng , lưu bãi
) trừ các khoản giảm gia hàng mua được hưởng .
Với vật liệu tự sản xuất : tình theo giá thành sản phẩm thực tế ( giá
thành công xưởng thực tế ).
Với vật liệu thuê ngoài gia công , chế biến : Giá thực tế gồm gía trị vật
liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công , chế biến ,
chi phí vận chuyển , bốc dỡ )
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị , tổ chức các cá nhân tham gia
liên doanh : Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng chi phí tiếp
nhận ( nếu có )
Với phế liệu : giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu
hồi tối thiểu.
Với vật liệu được tặng , thưởng : tính theo giá thị trường tương đương
cộng chi phí tiếp nhận ( nếu có )
1.1.3.2 Tính giá vật liệu xuất
*Tính theo đơn giá bình quân vật liệu , công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ
Giá thực Số lượng Đơn giá
thực tế = xuất X bình quân
xuất kho kho đầu kỳ
Đơn giá Giá thực tế tồn
bình quân đầu kỳ
đầu kỳ Số lượng tồn đầu kỳ
*Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ :
=
Về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật
liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Đơn giá Giá thực tế Giá thực tế
bình tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
quân Số lượng tồn trong kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Giá thực tế xuất kho cũng được tính bằng cách lấy số lượng xuất kho
nhân với đơn giá bình quân.
*Tính theo giá thực tế đích danh :
Phương pháp này thường được áp dụng đối với loại vật liệu có giá trị
cao , các loại vật tư đặc chủng, giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào
đơn giá thực tế vật liệu xuất kho cho từng lô , từng lần nhập và số liệu xuất
kho theo từng lần.
*Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước :
Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho
của từng lần nhập , sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất
kho theo nguyên tắc : Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất
kho thuộc lần nhập trước , số còn lại ( Tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần
nhập trước ) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau , như vậy giá thực
tế của vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu
nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng .
* Tính theo giá nhập sau xuất trước :
Ta phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ
căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới lần
lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho . Như vậy giá thực tế
của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các
lần nhập đầu kỳ .
* Phương pháp hệ số giá :
+
=
áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn
định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp ) để theo dõi chi tiết
tình hình nhập xuât hàng ngày , cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán
theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số gía thực tế với giá hạch toán
vật liệu .
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu
vật liệu Tồn đầu kỳ nhập trong tháng
công cụ = Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu
dụng cụ tồn đầu tháng nhập trong tháng
Tính giá thực tế vật liệu xuất kho :
Giá thực tế vật liệu, Giá
công cụ dụng cụ = hạch toán x Hệ số giá
xuất kho xuất kho
Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp
mà hệ số giá vật liệu, công cụ dụng cụ có thể tính riêng cho từng thứ nhóm
hoặc cho cả loại vật liệu .
Có nhiều phương pháp tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ đã trình bày ở
trên nhưng mỗi phương pháp có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp
dụng phù hợp nhất định do đó mỗi doanh nghiệp cần chọn cho mình một
phương pháp riêng phù hợp nhất định do đó mỗi doanh nghiệp cần chọn cho
mình một phương pháp riêng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh , khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đảm
bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên đôn kế toán .
Trước khi đi sâu vào từng phần hạch toán tổng hợp , kế toán chi tiết vật
liệu , công cụ dụng cụ ta phải biết được vai trò của kế toán đối với việc quản lý
và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ như thế nào ?
1.1.4 Vai trò của kế toán đối vơí việc quản lý và sử vật liệu , công cụ dụng cụ .
Nếu như công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý
kinh tế tài chính thì hạch toán kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ là công cụ đắc
lực của công tác quản lý vật liệu , kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ có đầy đủ,
chính xác , kịp thời hay không ,có ảnh hưởng lớn đến tình hình quản lý vật liệu
, công cụ dụng cụ của xí nghiệp .
Hạch toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo công ty , xí nghiệp nắm tình
hình và chỉ đạo sản xuất , hạch toán vật liệu có phản ánh chính xác , kịp thời
đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được một cách toàn diện tình hình thu mua nhập
xuất , dự trữ vật liệu , tính chính xác của hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ
ảnh hưởng đến việc tính giá thành vì chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn
trong giá thành sản phẩm .
Để thực hiện chức năng của mình trong phạm vi quản lý vật liệu , theo
điều lệ tổ chức công tác kế toán Nhà nước , kế toán vât liệu ,công cụ dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép , phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua ,
vận chuyển bảo quản tình hình nhập , xuất và tồn kho vật liệu , tính giá thực tế
của vật liệu đã mua và nhập kho xí nghiệp , kiểm tra tình hình thực hiện kế
hoạch thu mua vật liệu , công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại, giá cả , thời
hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho
quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu , công cụ dụng
cụ , hướng dẫn , kiểm tra các bộ phận kho hàng trong đơn vị , thực hiện đầy đủ
các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy
định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán . Tạo điều kiện thuận
lợi , cho công tác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi nghành kinh tế
quốc dân .
- Kiểm tra việc chấp hành , bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu , công cụ
dụng cụ , phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những xử lý nguyên vật liệu thừa ,
thiếu, ứ đọng, kém chất lượng , tính toán chính xác số lượng về giá trị vật liệu
đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng .
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ theo chế
độ Nhà nước quy định , lập các báo cáo về vật liệu , công cụ dụng cụ phục vụ
công tác lãnh đạo và quản lý .
Từ việc nhận biết vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử
dụng vật liệu , công cụ dụng cụ ở trên , ta đi sâu xem xét cách hạch toán vật
liệu , công cụ dụng cụ được phản ánh như thế nào ?
1.2 . Kế toán chi tiết vật liệu ,công cụ dụng cụ
Việc hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn
và là khâu hạch toán khá phức tạp ở công ty , hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi
phải phản ánh cả giá trị , số lượng và chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm
) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách .
1.2.1 Chứng từ sử dụng
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp , kế toán chi tiết vật liệu
công cụ dụng cụ phải được thực hiện theo từng kho , từng loại , nhóm , thứ vật
liệu , công cụ dụng cụ và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế
toán trên cùng cơ sở chứng từ . Các chứng từ kế toán về vật liệu , công cụ dụng
cụ bao gồm :
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 -VT )
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT )
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT )
- Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08- VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - BH )
- Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 - BH )
Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo
quy định của Nhà nước , các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ
kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT ) , Biên
bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 - VT ) , phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
( Mẫu 07 - VT ) và các chứng từ khác phụ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ
thể của từng doanh nghiệp .
1.2.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh
nghiệp mà kế toán sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau :
- Sổ ( thẻ ) kho
- Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ
- Sổ theo dõi luân chuyển
- Sổ số dư
1.2.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ .
Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán , cũng như việc
kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán
được tiến hành theo ba phương pháp sau :
a - Phương pháp thẻ song song
*Nội dung của phương pháp này là :
_ ở kho : Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các
nghiệp vụ nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ và thủ kho cũng được ghi chép
trên hệ thống thẻ kho do kế toán lập như sau :
+ Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu , công cụ
dụng cụ , thủ kho kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của chứng từ thực hiện các
nghiệp vụ nhập , hoặc xuất vật liệu , công cụ dụng cụ .
+ Cuối ngày phân loại các chứng từ nhập, xuất kho theo từng thứ vật
liệu , công cụ dụng cụ , để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ( mỗi thứ vật
liệu , công cụ dụng cụ được mở một tờ thẻ kho ) , sau đó tính ra số tồn kho
cuối ngày trên từng thẻ kho .
- ở phòng kế toán : Kế toán mở bộ thẻ vật liệu , công cụ dụng cụ ( tương
tự thẻ kho ) nhưng được theo dõi cả chỉ tiêu về mặt số lượng và giá trị . Hoặc
kế toán mở sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ để hạch toán hàng ngày tình
hình nhập, xuất , tồn vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lư ợng và
giá trị cho từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ .
Cụ thể là : Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập,
xuất vật liệu công cụ dụng cụ do thủ kho bàn giao , kế toán kiểm tra tính hợp
lý , hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ , phân loại chứng từ sau đó ghi
vào thẻ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ hoặc sổ chi tiết vật liệu , công cụ
dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị cho từng thứ vật liệu công cụ dụng
cụ .
Cuối tháng kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ phải tổng hợp tình
hình nhập, xuất tồn vật liệu , công cụ dụng cụ theo từng nhóm , từng loại vật
liệu , công cụ dụng cụ , các bảng kê tổng hợp này được sử dụng để đối chiếu
với sổ kế toán tổng hợp có liên quan.
Cuối tháng có thể đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho ( ghi theo số lượng )
vơí thẻ vật liệu , công cụ dụng cụ hoặc sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ .
Về nguyên tắc các số liệu trên phải bằng nhau .
*Ưu điểm của phương pháp này là việc hạch toán đơn giản , dễ kiểm tra
dễ đối chiếu đến từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ .
*Nhược điểm : Hạch toán giữa kế toán và thủ kho còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lượng , việc kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng nên hạn chế chức năng
kiểm tra của kế toán .
*Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ , chủng
loại vật liệu , công cụ dụng cụ ít .
b - Phương pháp đối chiếu luân chuyển
*Nội dung của phương pháp này như sau
+ ở kho : Thủ kho sử dụng bộ thẻ kho do kế toán lập và bàn giao để hạch
toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu , công cụ dụng
cụ theo chỉ tiêu số lượng . ( cụ thể tương tự như phương phạp trên )
+ ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả
năm để hạch toán tổng hợp tình hình vật liệu ,công cụ dụng cụ luân chuyển
trong tháng theo tổng số nhập , tổng số xuất trong tháng và tồn
cuối tháng cho tứng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu về số lượng
và giá trị .
Định kỳ khi nhận các chứng từ nhập ,xuất vật liệu công cụ dụng cụ do
thủ kho bàn giao , kế toán phân loại các chứng từ , kiểm tra tính hợp lý hợp lệ
của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ sau đó lập bảng kê nhập , bảng kê xuất
theo từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ đồng thời theo hai chỉ tiêu số lượng
và giá trị .
Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê nhập, xuất đã được lập theo định kỳ
để tổng hợp lại tổng số nhập , tổng số xuất của từng thứ vật liệu , công cụ dụng
cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị rồi ghi vào sổ theo dõi luân chuyển .
Đồng thời cuối tháng kế toán tính được số tồn kho của từng thứ vật liệu , công
cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị để ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển.
_ Ưu nhược điểm của phương pháp này là :
+ Ưu điểm : Giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán so với
phương pháp trên
+ Nhược điểm : Kế toán vẫn hạch toán trùng lặp , chỉ tiêu số lượng việc
kiểm tra , đối chiếu số liệu giữa thủ kho với kế toán chỉ thực hiện vào cuối
tháng nên ảnh hưởng đến chức năng kiểm tra của kế toán
_ Phương pháp này vận dụng với các doanh nghiệp không có điều kiện
bố trí kế toán chi tiết vật liêụ , công cụ dụng cụ riêng , và khối lượng các
nghiệp vụ nhập xuất không lớn .
c - Phương pháp sổ số dư
Nội dung của phương pháp này là :
- ở kho : Thủ tục thực hiện tương tự như như phương phạp thẻ song
song . Cuối tháng căn cứ vào khối lượng tồn kho vật liệu , công cụ dụng cụ
trên từng thẻ kho , thủ kho ghi vào cột số lượng trong sổ số dư cho từng thứ vật
liệu , công cụ dụng cụ .
- ở phòng kế toán : Kế toán được sử dụng sổ số dư để ghi chép theo chỉ
tiêu giá trị của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối tháng . Cụ thể là :
+ Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ
kho bàn giao , tiến hành kiểm tra hợp lý , hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh
chứng từ , phân loại chúng từ sau đó nhập bảng kê nhập , bảng kê xuất theo chỉ
tiêu giá hạch toán . Sử dụng các bảng kê nhập , bảng kê xuất đã được lập theo
định kỳ để lập bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất , theo từng nhóm
hàng , từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất để lập
bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho từng nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ theo
chỉ tiêu giá trị .
Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho bàn giao , căn cứ vào số
lượng tồn kho của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ mà thủ kho đã ghi và giá
hạch toán đơn vị để tính được giá hạch toán của từng thứ vật liệu , công cụ
dụng cụ tồn kho ghi vào cột giá trị trong sổ số dư.
Cuối tháng đối chiếu số liệu chỉ tiêu giá trị ( giá hạch toán ) trên sổ số dư
với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn . Về nguyên tắc giá trị tồn kho của từng
nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ trong hai sổ này phải bằng nhau .
*Ưu nhược điểm của phương pháp này :
+ Ưu điểm : Phương pháp này hạch toán giảm bớt được khối lượng ghi
chép của sổ kế toán , quá trình hạch toán được dàn trải trong tháng và sử dụng
chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ hàng ngày .
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét