+Phòng tổ chức hành chính
Phòng gồm 9 người với 5 cán bộ chính thức. Trưởng phòng là một Dược
sỹ cao cấp, điều hành toàn bộ công việc chung, phòng có một kỹ sư kinh tế
làm công tác tiền lương, chế độ lao động, định mức lao động và các chế độ
chính sách khác gồm: theo dõi, kiểm tra, xét duyệt, lưu trữ tất cả các khoản
chi tiêu trong quỹ lương, đồng thời lên kế hoạch lương và kế hoạch quỹ lương
thực hiện hàng tháng. Giải quyết chế độ theo qui định của Nhà nước cho cán
bộ công nhân viên, hưu trí, mất sức.
Ngoài ra còm có 2 Người phụ trách an toàn lao động, một người phụ
trách mảng hành chính, một nữ y sỹ làm công tác chăm lo sức khoẻ cho cán
bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công tác lễ tân, tổng đài, đánh máy,
phiên dịch do 2 nữ nhân viên đảm nhận.
+Phòng kế toán - tài vụ
Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty, tức
hạch toán kinh doanh sản xuất. Phòng gồm 7 cán bộ chịu sự giám sát điều
chỉnh của Giám đốc, có chức năng tổ chức công tác tài chính kế toán quản lý
Tài sản, vốn của công ty, cung cấp thông tin cho việc điều hành quản lý
Công ty, và cho cơ quan bên ngoài. Trích lập, sử dụng các quỹ tiền lương,
tiền thưởng…cho công nhân viên.
+Phòng kiểm nghiệm
Gồm 11 cán bộ làm công tác kiểm tra NVL và phụ liệu trước khi đưa
vào sản xuất, kiểm nghiệm các bán thành phẩm, thành phẩm đảm bảo sản
phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn.
+Phòng kỹ thuật
Đây là bộ phận có vai trò quan trọng nhất đối với bộ phận sản xuất.
Phòng gồm 6 người trong đó 2 cán bộ phụ trách chung là trưởng phòng và
phó phòng, 4 người còn lại là trợ lý kỹ thuật tại 4 phân xưởng có nhiệm vụ:
Giám sát, kiểm tra liên tục về mặt kỹ thuật đối với từng công đoạn, nghiên
cứu sản xuất thử, xin phép đăng kỹ mặt hàng mới.
+Ban cơ điện
Gồm 5 thợ lành nghề có nhiệm vụ tổ chức tiến hành bảo dưỡng định kỳ
và đột xuất cho các đơn vị máy, tổ chức lắp đặt các đơn vị máy khác kịp thời
đưa vào sản xuất.
+Tổ bảo vệ
Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42
5
Gồm 18 người phụ trách công tác bảo vệ, đảm bảo sự an toàn cho sản
xuất và an ninh.
Trong sản xuất công ty có 3 phân xưởng, các sản phẩm của từng phân
xưởng được sản xuất riêng biệt, không có mối quan hệ với nhau.
- Phân xưởng thuốc viên: Là một phân xưởng lớn của công ty, phân
xưởng chuyên sản xuất các loại thuốc tân dược dưới dạng viên nén và
viên nén ép vỉ, viên nang ép vỉ.
- Phân xưởng Mắt ống: Là phân xưởng chuyên sản xuất các loại thuốc
ống như: thuốc nhỏ mắt, thuốc nhỏ mũi, phi la tốp…
- Phân xưởng Đông Dược: Là phân xưởng chuyên sản xuất các loại
Đông dược như dầu cao xoa, cao bách bộ, xiro, chè hạ huyết áp…
Do tính chất cơ giới hoá trong sản xuất nên lực lượng lao động trong
công ty không nhiều nhưng phần lớn có trình độ đại học. Tổng số lao động
trong công ty là 210, trong đó công nhân sản xuất là 127 người, cán bộ quản
lý là 83 người.
Nhìn chung cách bố trí tổ chức của công ty là tương đối gọn nhẹ. Tất
cả các bộ phận phục vụ trực tiếp cho sản xuất đều gắn liền trong biên chế
các phòng chức năng. Việc gắn liền các nhóm này vào phòng hành chính là
nối trực tiếp các mắt xích cuối cùng của dây chuyền sản xuất vào với hệ
thống điều hành của công ty, tạo điều kiện cho quan hệ giữa phòng điều
hành với các phân xưởng khăng khít thành một mối và việc điều hành sản
xuất được xuyên suốt hơn, nhờ đó sản xuất tương đối ổn định, nhịp nhàng,
điều hoà, rất thuận lợi cho việc khảo sát và định mức. Sau đây là cách phân
bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban (Biểu số 1).
2. Bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần Dược
phẩm Hà Nội
2.1.Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng
bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thức hiện khối lượng công tác
kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động
của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối
liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong
bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn
nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công,
Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42
6
tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất
khác nhau của khối lượng công tác kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty (Sơ đồ 2) được tổ chức theo nguyên tắc
tập trung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc chấp hành các
công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức công
tác quản lý và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra
các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ
hạch toán…
Stt Nơi SL Giới tính Trình độ
Nam Nữ ĐH TC Khác
1 P.Tổ chức- Hành chính 9 4 5 5 2 2
2 P.Kế toán 7 0 7 6 0 1
3 P.Kế hoạch kinh doanh 21 5 16 13 3 5
4 Kho 14 5 9 1 5 8
5 Phòng kỹ thuật 6 0 6 6 0 0
6 P.Nghiên cứu 6 2 4 2 1 3
7 P.Kiểm nghiệm 11 1 10 8 2 1
8 Ban cơ điện 5 5 0 1 0 4
9 Ban bảo vệ 18 16 2 1 1 16
10 PX Mắt ống 28 4 24 7 2 19
11 PX Viên 59 28 31 9 8 42
12 PX Đông dược 25 5 20 2 1 22
Tổng 209 75 134 61 25 123
Biểu số 1 : Bảng phân bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban
Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42
7
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội
Đại hội đồng cổ đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Giám Đốc
Phòng Kế
hoạch-
Điều độ
Phòng Tổ
chức – Hành
chính
Các phân xưởngCác cửa hàngKho xí nghiệp
Đội
bảo vệ
Ban cơ
điện
Phòng
Kiểm
nghiệm
Phòng kinh
doanh tiếp
thị
Phòng Kỹ
thuật
Phòng Kế
toán- Tài
vụ
Quầy số 31
Láng Hạ
Quầy số 7
Ngọc
Khánh
Quầy số
8 Ngọc
Khánh
Cửa hàng
số 37-
Hàng Than
FX thuốc
viên
FX Mắt
ống
FX
Đông
Dược
Tổ sản
xuất thử
6
Nhiệm vụ chức năng của từng cán bộ trong bộ máy kế toán:
+ Kế toán trưởng: Là người tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công
ty, là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám
đốc điều hành đồng thời xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực
hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh
doanh; Điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm
về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị thay mặt nhà nước kiểm
tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng
như lĩnh vực tài chính. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo
thực hiện các chủ trương về chuyên môn; ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền
từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp không phù
hợp với chế độ quy định, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ
máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có
liên quan tới các bộ phận chức năng đó.
+ Phó phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm, căn cứ vào chi phí đã tính để bút toán ghi sổ chi tiết có liên
quan. Là một công ty nhỏ nên phần kế toán tiền lương, kế toán tiêu thụ thành
phẩm cũng do kế toán giá thành đảm nhận.
+ Kế toán tiền mặt: Theo dõi và kiểm tra lại các chừng từ thu chi của toàn
công ty và cuối tháng lên báo cáo quỹ, vào sổ chi tiết công nợ.
+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, các
khoản tiền phải nộp lập và quản lý các sổ chi tiết liên quan.
+ Thủ quỹ: Quản lý két quỹ của Công ty theo dõi thu, chi tiền mặt hàng
ngày cuối ngày đối chiếu với sổ của kế toán tiền mặt cho khớp với số dư và
chuyển toàn bộ chứng từ đã nhận trong ngày cho kế toán tiền mặt
+ Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp việc nhập nguyên vật liệu từ
ngoài vào và theo dõi việc xuất nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, lập thẻ kho, lập
các chứng từ kế toán có liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu.
+ Kế toán tài sản cố định: Theo dõi việc nhập xuất và tính khấu hao hợp lý
trên cơ sở phân loại tài sản cố định phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu
hao quy định.
7
+ Kế toán phân xưởng: Do 2 kế toán đảm nhiệm, có nhiệm vụ tập hợp chi
phí sản xuất trực tiếp tại phân xưởng.
Sơ đồ 2 : Bộ máy kế toán của Công Ty CPDP Hà Nội
2.2. Tổ chức công tác kế toán
Thứ nhất: Hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động trong
việc sử dụng kinh phí và thu chi Ngân sách của đơn vị kế toán đều phải lập
chứng từ. Các chứng từ được sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải
có đầy đủ các yếu tố bắt buộc của một chứng từ cùng các yếu tố bổ sung của đơn
vị, các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thông tin cần thiết cho quản lý và
ghi sổ kế toán phải lập theo đúng qui định của chế độ và ghi chép đầy đủ, kịp
thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty CPDP Hà Nội hiện
nay đang áp dụng chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết
định số1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính đồng thời
cũng cập nhật những thay đổi của chế độ mới ban hành gần đây vào từng phần
hành kế toán cụ thể, các kế toán viên vẫn sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc
dành cho phần hành đó.
Kế toán trưởng
Phó phòng tài vụ
Thủ quỹ
Kế toán FX Đông
dược
Kế toán FX
Viên,Mắt ống
Kế toán
TSCĐ
Kế toán tiền
mặt
Kế toán nguyên vật
liệu
Kế toán ngân
hàng
8
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty bao gồm các bước sau:
- Lập chứng từ kế toán theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ
bên ngoài)
- Kiểm tra chứng từ: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như:
chữ ký, tính chính xác của số liệu.
- Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
- Bảo quản và sử dụng chứng từ kế toán trong kỳ hạch toán
- Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ
*Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty:
- Phần hành kế toán tiền mặt: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng,
Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi.
- Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Bảng kê nộp séc, giấy nộp tiền vào ngân
sách nhà nước bằng chuyển khoản hay uỷ nhiệm chi.
- Phần hành Tài sản cố định: Biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản đánh giá lại
TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ để theo
dõi và hạch toán TSCĐ.
- Phần hành kế toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công,
Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.
- Phần hành hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm
vận chuyển nội bộ, thẻ kho.
- Phần hành kế toán bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng.
Thứ hai: Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo qui định
mới nhất của Bộ tài chính, tài khoản của công ty được mở chi tiết đến cấp 2 để
phù hợp với yêu cầu sản xuất và quản lý của đơn vị. Hệ thống tài khoản của đơn
vị gồm các tài khoản: 111, 112, 113, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 142, 144,
151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 211, 214, 288, 241, 311, 331, 333, 334,
335, 335, 338, 341, 344, 411, 413, 414, 415, 421, 431, 511, 515, 521, 531, 532,
621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911, 001, 002, 003, 004, 007, 009.
*Các tài khoản chi tiết như:
311-Vay ngắn hạn VNĐ 311-Vay trung hạn VNĐ
9
311-Vay ngắn hạn USD 311-Vay trung hạn USD
Vì công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không
sử dụng tài khoản 631,611.
Thứ ba: Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán
Để phù hợp với quy mô sản xuất và trình độ lao động kế toán, công ty vận
dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong tổ chức sổ kế toán. CT- GS được lập định
kỳ 3 ngày 1 lần (Sơ đồ 3).
:Ghi thường xuyên
: Ghi định kỳ
: Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CPDP Hà Nội
CT- GS được lập trên cơ sở các chứng từ gốc có liên quan và các báo cáo
tập hợp chi tiết từ các phân xưởng. Từ CT-GS kế toán sẽ tiến hành vào sổ cái các
tài khoản.
- Hệ thống sổ chi tiết được công ty sử dụng là: Sổ theo dõi sản xuất, sổ chi
tiết thành phẩm hàng hoá, Sổ chi tiết vật tư, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết tiêu
thụ, Sổ chi tiết công nợ.
- Hệ thống sổ tổng hợp: Là sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 152,
153…,Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…
Chứng từ gốc
Chứng từ
ghi sổ
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài
chính
Sổ quỹ
10
CT- GS được đánh số liên tục trong từng tháng có chứng từ gốc đính kèm
và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi vào sổ kế toán. Tất cả các loại sổ
sách mà công ty sử dụng đều tuân thủ theo đúng qui định về mặt hình thức và kết
cấu. Tuy nhiên trình tự ghi sổ kế toán của công ty đã không lập Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ như theo qui định của chế độ.
Hiện nay công ty có sử dụng hệ thống máy vi tính để phục vụ cho công tác
kế toán. Tuy nhiên, công ty chỉ sử dụng phần mềm về Excel tức là bảng tính toán
thông thường chứ không tự động tập hợp được số liệu vào các sổ tổng hợp và
báo cáo như phần mềm Fast hay là Effect. Hàng ngày từ các hoá đơn hay các
phiếu thu, chi kế toán viên sử dụng máy để nhập dữ liệu vào theo nội dung của
các chứng từ thông qua thiết bị nhập dữ liệu là bàn phím, sau đó sử dụng các
công thức của bảng tính cùng các thao tác kẻ bảng biểu để lập các sổ như: Bảng
tổng hợp doanh thu từng tháng, Bảng kê nhập-xuất –tồn, cuối năm lập các báo
cáo tài chính.
Thứ tư: Hệ thống Báo cáo kế toán
Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số
167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 cùng bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-
BTC ngày 9/10/2002 và thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 TT-
BTC về việc ban hành chế độ Báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Công ty có hai hình thức báo cáo là Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị:
- Báo cáo tài chính: Định kỳ vào ngày 31/12 hàng năm kế toán tổng hợp sẽ tiến
hành cân đối sổ sách, từ những sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân
đối số phát sinh từ đó lập Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán
(Biểu số 2) và Bảng thuyết minh báo cáo tài chính, còn hàng tháng công ty
không lập Báo cáo tài chính.
- Hệ thống Báo cáo quản trị: được lập vào ngày cuối cùng của hàng tháng và
theo từng bộ phận, từng phân xưởng để phục vụ cho kế toán trưởng trong việc
xác định kết quả kinh doanh và hỗ trợ cho ban lãnh đạo của công ty trong quá
trình ra quyết định quản trị. Các báo cáo quản trị thường bao gồm: Báo cáo chi
phí và giá thành, Báo cáo bán hàng của từng quầy hàng, Báo cáo hiệu quả kinh
doanh.
11
Bộ, tổng công ty… Mẫu số B 01-DN
Đơn vị:
Bảng cân đối kế toán
Ngày 31tháng 12 năm 2003
Đơn vị tính:
Đồng
TÀI SẢN MÃSỐ ĐẦU NĂM CUỐI NĂM
1 2 3 4
A-Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn
(100=110+120+130+140+150+160)
100 37,131,258,967 47,013,927,731
I-Tiền 110 7,548,417,357 5,584,920,782
1. Tiền mặt tại quỹ 111 49,665,376 433,841,376
2. Tiền gửi ngân hàng 112 7,498,751,981 5,151,079,406
III-Các khoản phải thu 130 14,061,334,858 21,664,991,409
1. Phải thu của khách hàng 131 12,525,827,332 20,651,996,697
2. Thuế GTGT được khấu trừ 133 434,657,526 623,524,478
3. Phải thu khác 138 1,100,850,000 389,470,234
IV-Hàng tồn kho 140 15,202,252,852 18,686,413,397
1. Nguyên vật liệu tồn kho 142 5,991,472,405 7,041,109,127
2. Công cụ dụng cụ tồn kho 143 191,417,894 121,503,903
3. Chiphí sản xuất kinh doanh dở dang 144 48,851,823 87,999,477
4. Thành phẩm tồn kho 145 1,893,711,848 2,036,149,750
5. Hàng hoá tồn kho 146 7,076,798,882 9,399,651,140
V-Tài sản lưu động khác 150 319,253,900 1,077,602,143
1. Tạm ứng 151 319,253,900 470,244,000
2. Tài sản thiếu chờ xử lý 154 - 144,573,363
3. Ký cược ký quỹ ngắn hạn 155 - 462,784,780
B- Tài sản cố định ,đầu tư dài hạn
(200=210+220+230+240+241)
200 5,686,149,261 5,396,533,903
I-Tài sản cố định 210 5,686,149,261 5,396,533,903
1. Tài sản cố định hữu hình 211 5,686,149,261 5,396,533,903
-Nguyên giá 212 10,546,011,759 11,037,508,401
-Giá trị hao mòn luỹ kế 213 (4,859,862,498) (5,640,974,498)
Tổng cộng tài sản (250=100+200) 250 42,817,408,228 52,410,461,634
1 2 3 4
NGUỒN VỐN
A-Nợ phải trả (300=310+320+330) 300 34,689,243,768 43,377,797,442
I-Nợ ngắn hạn 310 25,502,643,768 36,620,697,442
12
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét