Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị giáo dục I

Chuyên đề tốt nghiệp
Vì thế, hạch toán nguyên vật liệu chính xác, khoa học là khâu đầu tiên để đảm bảo
hạch toán giá thành.
b. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ vai trò của kế toán
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần đợc thực hiện tốt các nhiệm vụ
sau:
* Thực hiện việc đứng giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
* Tổ chức sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với các phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng
hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm.
* Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế toán mua, tình hình thanh
toán với ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.
Qua đó, doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động và có biện pháp
nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu động.
1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác
nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản
xuất và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức
hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu quản trị doanh
nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh
nghiệp,nguyên vật liệu đợc chia thành các loại:
Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài ) là đối tợng
lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( Ví dụ: sắt, thép trong doanh
nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp vải , sợi ).Đối với nửa thành
5

Chuyên đề tốt nghiệp
phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng đợc coi là
nguyên vật liệu chính. ( Ví dụ: Sợi mua ngoài của doanh nghiệp dệt.v.v.).
-Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ để đảm bảo cho quá trình hoạt động đợc tiến
hành bình thờng hoặc có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi mầu sắc,
mùi vị của sản phẩm, làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc còn dùng để bảo quản, phục
vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của Công Nhân Viên
Chức ( dâù nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ , hơng liệu, xà
phòng, giẻ lau.v.v.)
- Nhiên liệu gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn có tác dụng cung cấp nhiệt lợng
cho quá trình sản xuất ( Ví dụ: xăng dầu, than, khí đốt .v.v.).
- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sữa chữa
máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.
-Thiết bị xây dựng cơ bản: máy móc thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công
việc xây dựng cơ bản.
-Vật liệu khác: gồm thế liệu thu hồi do thanh lý, hỏng hóc
* Căn cứ vào mục đích, công cụ của vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánh chi
phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ quản lý phân xởng, tổ
đội sản xuất, phục vụ bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp.
* Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu đợc chia thành: vật liệu mua ngoài, vật
liệu tự ra công chế biến, nhập vốn góp liên doanh.v.v.
1.2.2. Tính
* Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc
nhất định. Theo quy định hiện hành, khi đánh giá vật liệu phải đảm bảo nguyên tắc
giá phí ( giá vốn thực tế ) . Ngoài ra, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép,
tính toán và để phục vụ yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể đánh giá theo hạch
toán.
a. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá trị giá vốn thực tế:
6

Chuyên đề tốt nghiệp
* Xác định trị giá vốn thực tế nhập kho:
- Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu - Các khoản giảm
giá, chiết khấu đợc hởng.
Trong đó:
+ Giá mua các loại vật liệu đợc sử dụng vào việc sản xuất, kinh doanh các mặt
hàng chịu thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ: Giá mua là giá trị vật liệu cha có
thuế VAT.
+ Đối với các loại vật liệu mua về sử dụng vào việc sản xuất kinh doanh các
mặt hàng chịu thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp: Giá mua là giá hoá đơn có thuế.
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự ra công, chế biến:
Giá thực tế của Chi phí
Giá thực tế nhập kho = vật liệu xuất + gia công
gia công, chế biến chế biến
- Đối với vật liệu do thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế vật liệu Chi phí vận chuyển
Giá thực tế nhập kho = xuất thuê ra công + bốc dỡ trớc và sau khi
chế biến thuê gia công, chế biến
- Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh:
Trị giá vốn góp Chi phí
Giá thực tế nhập kho = do hội đồng + vận chuyển bốc dỡ
liên doanh xác định ( nếu có )
- Đối với vật liệu nhập kho do đợc biếu tặng: giá thực tế nhập kho đợc xác định theo
giá thị trờng hoặc giá trị bên phiếu tặng ghi trong biên bản nhận.
- Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho thờng phản ánh theo giá ớc tính
dựa trên cơ sở giá thị trờng.
* Xác định trị giá vốn của vật liệu xuất kho:
Trị giá vốn của vật liệu xuất kho tính theo giá mua có thể đợc sử dụng một trong các
phơng pháp:
+ Phơng pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ:
7

Chuyên đề tốt nghiệp
Trị giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá tồn kho đầu kỳ.
Trong đó:
Đơn giá thực tế Trị giá vốn thực tế tồn kho đầu kỳ.
=
Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ.
+ Phơng pháp 2: Tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá bình quân xuất kho.
Trong đó:
Đơn giá bình Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật
liệu nhập trong kỳ
=
quân xuất kho Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lợng vật liệu
nhập trong kỳ
+ Phơng pháp 3: Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO )
Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải xác định giá thực tế nhập kho của từng
lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật liệu
nào nhập kho trớc, khi xuất phải lấy trớc.
+ Phơng án 4 : phơng pháp nhập sau, xuất trớc ( LIFO).
Theo phơng pháp này, trớc hết ta cũng phải xác định giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật
liệu số vật liệu nào nhập kho sau, khi xuất phải lấy trớc.
+ Phơng án 5: Tính theo giá thực tế đích danh.
Theo phơng pháp này, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào căn cứ vào số l-
ợng xuất và đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Phơ ng
pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu theo từng lô hàng.
b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, những loại vật liệu nhiều
và tình hình nhập - xuất diễn ra hàng ngày. Để tiết kiệm thời gian và chi phí trong
8

Chuyên đề tốt nghiệp
khâu xác định giá thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng thống nhất trong thời gian
dài. Cuối kỳ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế để ghi vào
các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp.
Việc điều chỉnh đợc tiến hành nh sau:
- Xác định hệ số giá ( H) :
Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
H =
Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập
trong kỳ
- Tính giá thực tế xuất kho:
Giá thực tế xuất kho = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho * Hệ số giá (H)
Hệ số giá có thể tính chung cho tất cả các loại vật liệu hoặc có thể tính riêng
cho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ
* Mỗi một phơng pháp tính trị giá xuất kho, trị giá thực tế nhập kho vật liệu có
nội dung, u, nhợc điểm khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh, trình độ cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị các phơng tiện
kỹ thuật của từng doanh nghiệp để có thể áp dụng phơng pháp phù hợp.v.v.
1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
1.3.1. Sổ kế toán sử dụng:
Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp áp dụng
các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ ( thẻ ) kho.
- Sổ kế toán nguyên vật liệu.
- Sổ đối chiếu luôn chuyển.
- Sổ số d.
1.3.2. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu:
a. Ph ơng pháp thẻ song song:
* Nội dung:
9

Chuyên đề tốt nghiệp
+ ở kho: Thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu hàng
ngày trên thẻ kho và chỉ ghi số lợng . Khi nhận các chứng từ nhập - xuất vật liệu, thủ
kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực xuất, thực
nhập vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thẻ kho tính số tồn và ghi vào thẻ kho.
Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu
cho phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình
nhập - xuất- tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. (Kết cấu cảu sổ kế toán chi tiết vật
liệu về cơ bản giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chỉ tiêu giá trị).
Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Để có số
liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết vào bảng tổng
hợp nhập- xuất - tồn theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu. Trình tự, nội dung phơng
pháp này có thể khái quát theo sơ đồ sau:
10
Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Chứng từ
xuất
Sổ kế toán
chi tiết
Bảng kê tổng hợp
N- X- T
(1)
(2)
(1)
(2)

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu
số lợng. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức
năng kiểm tra của kế toán.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật
liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không thờng xuyên và trình
độ cán bộ chuyên môn còn hạn chế.
b. Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
* Nội dung:
+ ở kho: Việc ghi chép của các thủ kho đợc thực hiện giống phơng pháp thẻ
song song.
+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập - xuất- tồn của từng số vật liệu ở từng kho cho cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi
một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải
nhập các bảng kê nhập, xuất trên các cơ sở chứng từ nhập, xuất định kỳ từ thủ kho
gửi lên.
Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả mặt hiện vật và giá trị. Cuối
tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ
kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp này có
thể khái quát theo sơ đồ sau:
Kế toán chi tiết vật lệu theo phơng pháp sổ đối
chiếu luân chuyển
11
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
(1) (1)
(4)
(2)
(3) (3)
(2)

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán.
+ Nhợc điểm: Việc ghi vẫn trùng lặp giữa kế toán và kho về mặt hiện vật. Việc
kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng
nên hạn chế tác dụng kiểm tra.
+ Phạm vi áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ
nhập - xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện
ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày.
c. Ph ơng pháp sổ số d :
*Nội dung:
+ ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn nhng
cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số d vào cột.
+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm. Từ
các bảng kê, nhập, xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập xuất, từ đó nhập bảng tổng hợp
nhập - xuất- tồn theo từng nhóm, loại vật liệu dới hình thức giá trị.
Cuối tháng, khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên, căn cứ vào số tồn trên sổ
và đơn giá hạch toán, kế toán xác định giá trị tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số
d, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế
toán chi tiết vật liệu theo từng phơng pháp này, đợc khái quát theo sơ đồ sau:
kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.
12
(1) (1)
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất
Sổ số dư
Bảng kê tổng
hợp
N- X- T
(5)
(2) (2)
(6)
(3) (3)
(4) (4)

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt, công việc đợc tiến
hành đều trong tháng, tránh đợc sự trùng lặp giữa kho và kế toán.
+ Nhợc điểm: Vì kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn có thông tin về
tình hình nhập - xuất - tồn phải căn cứ vào sổ liệu trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát
hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất khó khăn.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ
nhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh
nghiệp áp dụng giá hạch toán để phản ánh nhập - xuất vật liệu, doanh nghiệp đã xây
dựng hệ thống danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững
vàng.
1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu:
1.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng:
* Các chứng từ bắt buộc:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Hoá đơn Giá trị gia tăng.
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá.
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển.
13

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ mang tính chất hớng dẫn
nh: Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật liệu, phiếu báo cáo
vật liệu còn lại cuối kỳ.v.v.
1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
* Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh một cách thờng
xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn các loại vật liệu trên các tài khoản kế toán
và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất - kho vật liệu.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
+ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
+ TK 151: Hàng mua đang đi đờng.
+ Các tài khoản có liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 133,TK 331, TK 141,
TK 521, TK 627.v.v.
1.4.2.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng vật liệu:
a1. Tăng vật liệu do mua ngoài:
- Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về trong một kỳ, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và
phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 : Thuế VAT đợc khấu trừ ( nếu có )
Có TK 111: Tiền mặt.
Có TK 113: Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán.
Có TK 141: Tạm ứng.
- Trờng hợp hàng đang đi đờng: trong kỳ kế toán chỉ nhận đợc hoá đơn mua hàng,
cha nhận đợc phiếu nhập kho. Cuối kỳ, kế toán phản ánh trị giá hàng mua đang đi đ-
ờng:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111
Có TK 112
14

Xem chi tiết: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị giáo dục I